CodiceEtico

Perché questo Codice

ThinkingHat è una boutique di innovazione nata nel 2022 con base a Torino. Acceleriamo il pensiero delle aziende e lo trasformiamo in nuove storie, prodotti e attivazioni: strategia, creatività e tecnologie emergenti per estendere l'esperienza dei brand.

Lavoriamo su tecnologie che cambiano più velocemente delle norme che le regolano e progettiamo esperienze che entrano in contatto diretto con le persone: consumatori, community, giovani, pubblici di eventi e installazioni. In questo contesto la reputazione dello studio e la fiducia dei clienti si costruiscono su una condotta coerente, non solo su un buon lavoro.

Il Codice Etico raccoglie i principi che orientano ogni decisione presa in nome di ThinkingHat e i comportamenti che ci aspettiamo da chiunque lavori con noi. Non sostituisce leggi, contratti collettivi e accordi con i clienti: li integra, e in caso di dubbio indica il comportamento più prudente e più trasparente.

A chi si applica

Il Codice si applica a soci e amministratori, dipendenti, tirocinanti, collaboratori e professionisti a contratto, fornitori, freelance, partner tecnologici e chiunque agisca in nome o per conto di ThinkingHat (i «Destinatari»).

• Ogni Destinatario riceve il Codice, ne prende visione e si impegna a rispettarlo.
• I contratti con fornitori, collaboratori e partner contengono un richiamo espresso al Codice; la violazione grave è causa di risoluzione.
• Il Codice si applica in Italia e all'estero. Dove le prassi locali fossero meno esigenti, resta valido lo standard di questo documento.
• Nessuno può invocare l'interesse dello studio, un'istruzione ricevuta o l'urgenza per giustificare una condotta contraria al Codice.

Identità e valori

Vision. Accelerare il pensiero innovativo delle aziende, aiutandole a trovare nuove traiettorie, e rendere l'innovazione accessibile, concreta e strategica.

Mission. Progettare estensioni innovative ed esperienziali di brand, perché l'innovazione è un driver essenziale del marketing e della comunicazione.

People

Le persone sono la chiave del successo di ogni azienda. Riconosciamo il valore di ogni individuo indipendentemente dal ruolo o dalla seniority, perché l'innovazione nasce dall'incontro di prospettive diverse. Sul piano etico questo significa: ascolto reale, attribuzione onesta del merito, nessuna gerarchia che silenzi un'obiezione.

Culture

Innovare è un modo di pensare, decidere e lavorare insieme ogni giorno. Promuoviamo una cultura aperta, orizzontale e orientata alla scoperta: chi solleva un dubbio etico sta facendo il proprio lavoro, non ostacolandolo.

Technology

La tecnologia non è un fine, ma un linguaggio per trasformare le idee in esperienze. Il suo uso consapevole apre nuove possibilità; il suo uso irriflessivo produce danni che ricadono sulle persone e sui brand che ci scelgono. Consigliamo una tecnologia quando serve al progetto, mai perché è di tendenza o perché conviene a noi.

Principi generali di condotta

• Legalità. Rispettiamo le leggi e i regolamenti applicabili in ogni Paese in cui operiamo, comprese le norme su privacy, pubblicità, diritto d'autore, lavoro e intelligenza artificiale.
• Onestà e integrità. Non promettiamo ciò che non possiamo realizzare, non gonfiamo risultati, non presentiamo come nostro il lavoro di altri.
• Correttezza e buona fede. Eseguiamo i contratti secondo lo spirito, non solo secondo la lettera, e non sfruttiamo l'asimmetria informativa a nostro vantaggio.
• Trasparenza. Le informazioni che diamo a clienti, colleghi, fornitori e autorità sono accurate, complete e comprensibili.
• Responsabilità e qualità. Rispondiamo delle nostre scelte progettuali, segnaliamo per tempo rischi e ritardi, ammettiamo gli errori e li correggiamo.
• Riservatezza. Le informazioni di clienti, partner e colleghi sono un bene affidato: non le usiamo per finalità diverse da quelle per cui ci sono state date.
• Non discriminazione e rispetto. Non ammettiamo discriminazioni per genere, identità di genere, orientamento sessuale, età, origine, disabilità, religione, opinioni politiche o condizioni personali.
• Sostenibilità. Valutiamo l'impatto sociale e ambientale di ciò che progettiamo, non solo la sua efficacia comunicativa.

Le persone che lavorano con noi

Selezione e crescita

Selezioniamo e valutiamo sulla base di competenze, attitudini e potenziale, con criteri dichiarati in anticipo. Garantiamo condizioni contrattuali regolari e conformi alla legge e ai contratti collettivi applicabili, retribuzioni coerenti con il ruolo e con il mercato, e pari opportunità di accesso a formazione, progetti e visibilità.

Ambiente di lavoro

• Non tolleriamo molestie di alcun tipo, comprese quelle sessuali, comportamenti vessatori, isolamento, umiliazioni pubbliche o linguaggio offensivo, anche in forma scritta o sui canali interni.
• Il confronto critico è benvenuto, l'attacco personale no. La stessa regola vale nei rapporti con clienti e fornitori: nessuno deve accettare comportamenti abusivi per ragioni commerciali.
• Tuteliamo salute e sicurezza secondo la normativa vigente, anche in trasferta, sui set, negli eventi e nelle installazioni.
• Riconosciamo il diritto alla disconnessione. Ritmi rapidi e sprint intensivi sono metodo di lavoro, non un pretesto per una reperibilità permanente.

Beni e strumenti

Dispositivi, licenze software, account e crediti sulle piattaforme sono beni dello studio: si usano per finalità professionali, con cura e senza pregiudicare la sicurezza informativa.

Rapporti con i clienti

• Proposte veritiere. Presentiamo stime, tempi, costi e risultati attesi in modo realistico. Distinguiamo con chiarezza ciò che è garantito da ciò che è ipotesi, benchmark o proiezione.
• Consulenza indipendente. Raccomandiamo la soluzione più utile al cliente, anche quando è meno remunerativa per noi, e diciamo esplicitamente quando una tecnologia non serve.
• Demo e prototipi. Ciò che mostriamo in un pitch è dichiarato per quello che è: se un output è simulato, ricostruito o generato per scopi dimostrativi, lo scriviamo.
• Riservatezza dei brief. Informazioni, dati e materiali del cliente sono coperti da riservatezza anche dopo la fine del progetto e non vengono usati per altri clienti.
• Clienti concorrenti. Se lavoriamo per aziende in concorrenza tra loro, lo comunichiamo in anticipo e adottiamo separazioni di team, accessi e archivi.
• Case study. Pubblichiamo lavori, numeri e materiali di un progetto solo con l'autorizzazione del cliente e senza alterare i risultati.
• Diritto di rifiutare. Possiamo declinare o interrompere un incarico che richieda comportamenti contrari a questo Codice, spiegandone la ragione.

Fornitori, freelance e partner

• Selezioniamo i fornitori con criteri di merito: competenza, qualità, affidabilità, condizioni economiche e rispetto delle regole. Nessuna preferenza fondata su rapporti personali non dichiarati.
• Riconosciamo compensi equi e paghiamo nei termini concordati. Non chiediamo lavoro non retribuito, né sconti ottenuti facendo leva sulla dipendenza economica di un collaboratore.
• Nelle gare e nelle richieste di proposta indichiamo in anticipo l'ambito del lavoro richiesto e come verranno usati i materiali ricevuti.
• Chiediamo a tutta la filiera — produzione, sviluppo, allestimenti, eventi — regolarità contrattuale, sicurezza sul lavoro e assenza di lavoro irregolare, minorile o forzato.
• Estendiamo ai partner gli obblighi di riservatezza e le regole sull'uso dell'intelligenza artificiale previsti da questo Codice.

Conflitto di interessi

Si ha conflitto di interessi quando un interesse personale, economico o familiare può influenzare — anche solo in apparenza — una decisione presa per lo studio.

• Vanno dichiarati per iscritto al referente indicato dallo studio: partecipazioni o incarichi presso clienti, fornitori o concorrenti; rapporti di parentela o convivenza con controparti; attività professionali parallele che riguardino gli stessi mercati.
• Chi si trova in conflitto si astiene dalla decisione. La dichiarazione tempestiva non è una colpa: l'omissione sì.
• Le attività personali di ricerca, formazione o content non devono usare risorse, dati o materiali riservati dello studio o dei clienti.

Regali, ospitalità e liberalità

• Sono ammessi solo omaggi e forme di ospitalità di modico valore, occasionali, tracciabili e coerenti con le normali relazioni professionali per singolo destinatario e occasione.
• Non si offre né si accetta denaro, sotto qualsiasi forma, né benefici destinati a influenzare una decisione.
• Nessun omaggio a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, salvo oggetti di valore simbolico e uso promozionale comune.
• Chi riceve un dono che eccede questi limiti lo comunica e lo restituisce, o lo destina a una finalità benefica.
• Sponsorizzazioni, donazioni e collaborazioni con enti non profit sono deliberate, documentate e mai usate come corrispettivo indiretto di un vantaggio commerciale.

Anticorruzione e rapporti con le istituzioni

• Non offriamo, promettiamo o accettiamo denaro o altre utilità per ottenere incarichi, autorizzazioni, permessi, spazi o vantaggi indebiti, né direttamente né tramite intermediari.
• Non effettuiamo pagamenti di facilitazione per accelerare pratiche di routine.
• Nei rapporti con pubbliche amministrazioni, enti locali e autorità agiamo con trasparenza, forniamo informazioni veritiere e conserviamo la documentazione degli scambi.
• Contributi e finanziamenti pubblici sono richiesti e utilizzati esclusivamente per le finalità dichiarate.
• Non eroghiamo contributi a partiti politici, movimenti o loro rappresentanti in nome dello studio.
• Verifichiamo l'identità e l'affidabilità delle controparti e non accettiamo pagamenti in contanti oltre i limiti di legge.

Concorrenza leale e proprietà intellettuale

• Competiamo sulla qualità delle idee. Non denigriamo concorrenti, non diffondiamo informazioni false sul loro conto e non acquisiamo informazioni riservate altrui con mezzi scorretti.
• Rispettiamo i diritti di terzi su marchi, opere, immagini, font, musiche, librerie software e contenuti stock: verifichiamo le licenze prima dell'uso e ne conserviamo prova.
• Ci ispiriamo ai riferimenti, non li replichiamo. La differenza tra riferimento e copia è una responsabilità professionale di chi firma il progetto.
• Riconosciamo l'apporto creativo delle persone e dei collaboratori nei crediti dei progetti.
• Rispettiamo i termini d'uso delle piattaforme su cui pubblichiamo o costruiamo esperienze, comprese le regole sui contenuti sponsorizzati e sugli effetti in realtà aumentata.
• La titolarità dei lavori è regolata dai contratti con i clienti; il know-how metodologico dello studio resta di ThinkingHat e non viene ceduto implicitamente.

Comunicazione responsabile ed esperienze

Progettiamo esperienze che catturano l'attenzione. Proprio per questo ci diamo dei limiti sul come.

• Veridicità. Claim, dati e prestazioni di prodotto sono verificabili e sostenuti da fonti. Non produciamo comunicazione ingannevole, comparazioni scorrette o green e social claim non dimostrabili.
• Riconoscibilità della pubblicità. Contenuti brandizzati, collaborazioni con creator e attivazioni social sono resi riconoscibili come tali, secondo la normativa e i codici di autodisciplina applicabili.
• Formati di finzione. Nei formati che simulano la realtà — come le produzioni fake out of home, le installazioni virtuali e le ricostruzioni digitali — evitiamo che il pubblico possa scambiare la finzione per un fatto reale, e ne dichiariamo la natura quando l'ambiguità potrebbe ingannare.
• Rispetto del pubblico. Non usiamo dark pattern, meccaniche di raccolta dati opache o leve fondate su paura, insicurezza corporea, vergogna o dipendenza.
• Rappresentazione. Evitiamo stereotipi di genere, etnia, età e condizione sociale. Nei progetti sociali e non profit tuteliamo la dignità delle persone raccontate e non spettacolarizziamo la sofferenza.
• Eventi e spazi fisici. Le esperienze on field sono progettate tenendo conto di sicurezza, accessibilità, capienza e rispetto dei luoghi e delle comunità che li abitano.

Giovani e minori nei processi di ricerca

Alcuni nostri format coinvolgono direttamente gruppi di giovani, anche di età minore, per generare insight. È l'ambito in cui applichiamo le cautele più severe.

• Spieghiamo in anticipo, con linguaggio adatto all'età, chi siamo, per chi lavoriamo, che cosa chiediamo e come verranno usati i contributi.
• Per i minori raccogliamo il consenso informato di chi esercita la responsabilità genitoriale, oltre all'assenso del ragazzo o della ragazza.
• La partecipazione è volontaria e può essere interrotta in qualsiasi momento, senza conseguenze.
• Raccogliamo il minimo dei dati necessari, li anonimizziamo nelle restituzioni al cliente e non li usiamo per profilazione o attività commerciali dirette.
• Registrazioni audio, video e fotografie sono effettuate solo con consenso specifico e conservate per il tempo strettamente necessario.
• Eventuali riconoscimenti per la partecipazione sono proporzionati e non tali da indurre a partecipare contro il proprio interesse.
• Non progettiamo attivazioni che sfruttino la vulnerabilità dei minori o ne aggirino le tutele previste per la pubblicità.

Uso responsabile dell'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale generativa è parte del nostro lavoro: produzione di contenuti, assistenti conversazionali, brand ambassador sintetici, prototipazione. Ne assumiamo pienamente la responsabilità.

Supervisione umana

L'AI amplia le nostre capacità e non riduce le nostre responsabilità. Ogni output destinato al cliente o al pubblico è verificato da una persona, che risponde di ciò che viene pubblicato.

Trasparenza

Dichiariamo ai clienti dove e come usiamo strumenti di AI generativa in un progetto. Quando il pubblico potrebbe essere indotto in errore sulla natura sintetica di un contenuto, sosteniamo l'adozione di etichette, metadati o segni di riconoscibilità.

Consenso e identità delle persone

• Non generiamo né replichiamo volto, voce, corpo o stile identificativo di una persona reale senza il suo consenso scritto, specifico e revocabile, con perimetro d'uso e durata definiti.
• Nei progetti heritage e nelle ricostruzioni di figure storiche valutiamo l'impatto sulla memoria della persona, coinvolgiamo gli aventi diritto e rendiamo evidente che si tratta di una ricostruzione.
• Non facciamo dire a nessuno — reale o riconoscibile — parole che non ha pronunciato in contesti che possano essere presi per veri.

Diritti di terzi e dati

• Usiamo modelli e strumenti con condizioni di licenza verificate e compatibili con l'uso commerciale previsto.
• Non addestriamo né affiniamo modelli su materiali di clienti o di terzi senza autorizzazione scritta.
• Non riproduciamo deliberatamente lo stile riconoscibile di un artista vivente o opere protette.
• Non inseriamo dati riservati, dati personali o materiali sotto NDA in strumenti non approvati dallo studio; privilegiamo ambienti che escludono l'uso dei dati per l'addestramento.

Accuratezza e assistenti conversazionali

Quando costruiamo assistenti che rispondono a domande su contenuti tecnici, sanitari o normativi, definiamo con il cliente le fonti autorizzate, i limiti di utilizzo, le avvertenze per l'utente e un percorso di verifica umana. Non presentiamo un sistema come infallibile e progettiamo l'esperienza perché l'utente sappia che sta parlando con un sistema automatico.

Equità

Vigiliamo sui bias di modelli e dataset — nel casting sintetico, nelle immagini, nei testi, nelle risposte — e correggiamo gli output che veicolano stereotipi o esclusioni.

Conformità

Rispettiamo la normativa europea sull'intelligenza artificiale e le sue scadenze applicative, oltre alle regole delle piattaforme su cui i contenuti vengono distribuiti. Teniamo traccia degli strumenti, delle versioni e dei prompt rilevanti utilizzati nei progetti.

Limiti espliciti

Non realizziamo, con AI o con altre tecnologie: contenuti che simulino dichiarazioni o fatti mai avvenuti con intento ingannevole; disinformazione e contenuti destinati a influenzare processi elettorali; sistemi di sorveglianza o riconoscimento illeciti; manipolazione delle vulnerabilità di persone o gruppi; contenuti sessualizzati, violenti o degradanti; qualsiasi contenuto che coinvolga minori in modo improprio.

Dati personali, riservatezza e sicurezza

• Trattiamo i dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 e della normativa italiana, secondo i principi di liceità, minimizzazione, limitazione delle finalità e conservazione.
• Definiamo con i clienti i rispettivi ruoli di titolare e responsabile del trattamento e formalizziamo gli accordi necessari prima di avviare le lavorazioni.
• Informiamo le persone coinvolte in ricerche, esperienze interattive ed eventi su quali dati raccogliamo e perché, con linguaggio semplice.
• Proteggiamo credenziali, dispositivi e archivi; limitiamo gli accessi a chi ne ha bisogno; non condividiamo account.
• Segnaliamo immediatamente al referente interno ogni sospetta violazione di dati o incidente di sicurezza, anche se causata da un nostro errore.
• Gli obblighi di riservatezza restano validi anche dopo la conclusione del rapporto di lavoro o di collaborazione.

Ricerca, osservatori e contenuti editoriali

• Le ricerche che pubblichiamo dichiarano metodo, periodo, campione e limiti. Non presentiamo come dato ciò che è stima, opinione o proiezione.
• Citiamo le fonti e non attribuiamo a terzi conclusioni che non hanno espresso.
• Non modifichiamo i risultati per compiacere un committente. Se una ricerca o un osservatorio è finanziato o promosso da un'azienda, lo dichiariamo.
• Nei momenti di condivisione culturale — workshop, community, incontri con manager — distinguiamo con chiarezza la formazione dalla promozione commerciale.
• Quanto viene condiviso in contesti riservati resta riservato: non usiamo confidenze o dati emersi in una community o in un workshop per finalità di vendita verso terzi.

Ambiente

• Progettiamo produzioni, eventi e allestimenti cercando di ridurre sprechi di materiali, privilegiando riuso, noleggio e smaltimento corretto.
• Limitiamo trasferte non necessarie e valutiamo alternative digitali quando garantiscono lo stesso risultato.
• Consideriamo il consumo di risorse computazionali delle produzioni digitali e di AI come un costo reale, evitando generazioni superflue e archiviazioni non necessarie.
• Non usiamo argomenti ambientali come leva di comunicazione se non sono sostenuti da fatti.

Trasparenza amministrativa e contabile

• Ogni operazione è registrata in modo accurato, completo e tempestivo, con documentazione a supporto conservata secondo legge.
• Non esistono fondi, conti o operazioni non registrate. Non si emettono né si accettano documenti per operazioni inesistenti o con importi difformi dal reale.
• Preventivi, rendicontazioni e note spese riflettono attività effettivamente svolte e costi effettivamente sostenuti.
• Collaboriamo in modo leale con revisori, consulenti e autorità di controllo, fornendo informazioni complete e senza ostacolarne l'attività.

La voce pubblica dello studio

• Le dichiarazioni pubbliche a nome di ThinkingHat sono rilasciate dalle persone autorizzate.
• Sui profili personali ognuno è libero di esprimersi, distinguendo le proprie opinioni da quelle dello studio e senza diffondere informazioni riservate o progetti non ancora pubblici.
• Non anticipiamo lavori, numeri o immagini di un cliente prima dell'autorizzazione, nemmeno in forma allusiva.
• Nella nostra comunicazione applichiamo gli stessi standard di veridicità che chiediamo ai progetti dei clienti, compresa la dichiarazione dell'uso di AI nei nostri contenuti.

Segnalazioni e tutela di chi segnala

Chiunque venga a conoscenza di una violazione, anche solo sospetta, del Codice o di norme di legge è tenuto a segnalarla.

• Le segnalazioni si inviano a indirizzo dedicato, es. hello@thinkinghat.it oppure al referente indicato dall'organo amministrativo.
• Le segnalazioni possono essere anonime; se identificate, l'identità del segnalante è protetta e comunicata solo a chi è strettamente necessario, nei limiti di legge.
• È vietata ogni forma di ritorsione, diretta o indiretta, verso chi segnala in buona fede o verso chi lo assiste. La ritorsione è essa stessa una violazione grave del Codice.
• Le segnalazioni sono esaminate con tempestività, riservatezza e imparzialità, garantendo il contraddittorio con la persona coinvolta; al segnalante viene dato riscontro.
• Segnalazioni deliberatamente false o strumentali costituiscono a loro volta una violazione.
• La disciplina applicabile in materia di whistleblowing è quella prevista dal D.Lgs. 24/2023 nei limiti in cui si applica allo studio.

Attuazione, sanzioni e aggiornamento

• Il Codice è approvato dall'organo amministrativo, pubblicato sul sito e consegnato a tutti i Destinatari; ai nuovi ingressi viene illustrato all'avvio del rapporto.
• Lo studio organizza momenti periodici di formazione, con particolare attenzione a privacy, diritti di terzi e uso dell'intelligenza artificiale.
• Le violazioni accertate comportano provvedimenti proporzionati alla gravità: per dipendenti e collaboratori, le sanzioni previste dalla legge e dai contratti collettivi applicabili; per fornitori, partner e professionisti, misure fino alla risoluzione del contratto e all'esclusione da futuri incarichi; per amministratori, le misure previste dalla legge e dallo statuto.
• Il Codice è riesaminato almeno una volta l'anno e ogni volta che cambiamenti normativi, tecnologici o organizzativi lo rendano necessario.
• Le eventuali integrazioni connesse all'adozione di un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 costituiranno parte integrante del presente Codice.